Aufbewahrungsfristen im Schlüsseldienst: 8 Jahre für Rechnungen, 10 für Protokolle, 3 für Fotos

Acht Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz ist die Frist für Buchungsbelege Anfang 2025 von zehn auf acht Jahre gesunken (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO). Dieselbe Frist gilt für Rechnungen nach dem Umsatzsteuergesetz (§ 14b Abs. 1 UStG) und für Kaufleute nach dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB).

Im Schlüsseldienst gehören dazu die Rechnungen, die du schreibst, die Rechnungen, die du bekommst, Zahlungsbelege und Kontoauszüge. Das Einsatzprotokoll, aus dem die Rechnung entsteht, bewahrt TürPilot zehn Jahre auf: Es ist die Aufzeichnung des Einsatzes – oft auch die einzige Erfassung einer Bareinnahme –, und für Aufzeichnungen gilt die längere Frist (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).

Die kürzere Frist gilt auch für ältere Belege, deren Frist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war. Heute, im Jahr 2026, dürfen Buchungsbelege aus 2017 und früher deshalb grundsätzlich vernichtet werden – vorbehaltlich der Ablaufhemmung weiter unten.

Zehn und sechs Jahre: was sonst gilt

Nicht jede Unterlage ist ein Buchungsbeleg. § 147 AO unterscheidet weiter:

• Zehn Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zu ihrem Verständnis nötig sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).
• Sechs Jahre: empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Kopien der abgesandten und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5 AO).

Welche Unterlage in welche Gruppe gehört, ist nicht immer eindeutig. Im Zweifel klärst du das mit deinem Steuerberater – und nicht mit dem Aktenvernichter.

Wann die Frist beginnt

Die Frist beginnt nicht mit dem Einsatztag, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO). Ein Buchungsbeleg vom März 2026 ist also bis zum 31. Dezember 2034 aufzubewahren; ab dem 1. Januar 2035 darf er weg. Das Einsatzprotokoll vom selben Tag bleibt mit seinen zehn Jahren bis zum 31. Dezember 2036.

Bei der Rechnung zählt das Jahr, in dem sie ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). Öffnest du am 30. Dezember und schreibst die Rechnung am 2. Januar, beginnt ihre Frist ein Jahr später als die des Protokolls.

Und die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist (§ 147 Abs. 3 AO) – etwa weil eine Betriebsprüfung läuft, ein Einspruch anhängig ist oder die Steuererklärung spät abgegeben wurde.

Drei Jahre für die Fotos vom Einsatzort

Aufnahmen der geöffneten Tür sind kein Buchungsbeleg. Sie sind personenbezogene Daten, oft mit Blick in die Wohnung, und dürfen nur so lange gespeichert werden, wie ihr Zweck es verlangt (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Der Zweck ist der Nachweis, in welchem Zustand die Tür vor und nach der Arbeit war – für den Fall, dass ein Kunde später einen Schaden behauptet.

Dieser Zweck endet mit der regelmässigen Verjährung von drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§§ 195, 199 BGB). Ein Einsatz vom März 2026 ist damit bis zum 31. Dezember 2029 belegt; danach gehören die Bilder gelöscht. Das Protokoll selbst bleibt – ohne Bilder – zehn Jahre.

Verlangt ein Kunde die Löschung seiner Daten, dürfen die Bilder trotzdem bleiben, solange sie zur Abwehr von Ansprüchen nötig sind (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). TürPilot setzt dafür bewusst eine kürzere Frist von zwei Jahren ab dem Einsatz; Schadensersatzforderungen können bis zu drei Jahre ab Jahresende kommen.

Beide Fristen haben verschiedene Rechtsgründe: Der Beleg bleibt wegen des Steuerrechts, die Fotos wegen möglicher Ansprüche. Wer sie angleicht, bewahrt die Fotos zu lange auf.

Zwei Jahre für deinen Privatkunden

Auch dein Kunde hat eine Frist. Bei einer Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück – Schlosstausch, Reparatur an der Tür – muss ein Privatkunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG), gerechnet ab dem Ende des Ausstellungsjahres. Darauf musst du ihn auf der Rechnung hinweisen (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG). Wie der Satz aussehen kann, steht im Ratgeber Pflichtangaben auf der Rechnung.

Nach Ablauf: löschen, nicht vergessen

Eine Aufbewahrungsfrist ist für Unterlagen mit Kundendaten keine Mindestdauer, nach der man sie behalten darf, solange man will. Sobald Zweck und Frist abgelaufen sind, müssen personenbezogene Daten gelöscht werden (Art. 5 Abs. 1 lit. e und Art. 17 DSGVO). Umgekehrt steht die laufende Aufbewahrungspflicht einem Löschverlangen entgegen (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO): Der Beleg bleibt, aber was nicht mehr gebraucht wird, verschwindet.

Am einfachsten ist ein kurzes Löschkonzept: welche Daten, welche Frist, welcher Grund, wer löscht. Mehr zum Datenschutz im Betrieb steht im Ratgeber DSGVO im Schlüsseldienst.

Wie TürPilot die Fristen umsetzt

TürPilot löscht keine Einsatzprotokolle. Mit der Freigabe landet der Beleg ohne Aufnahmen verschlüsselt im revisionssicheren Archiv und ist dort zehn Jahre ab dem Ende des Leistungsjahres gesperrt. Rechnungen aus TürPilot liegen dort in der versandten Fassung, acht Jahre ab dem Ende des Ausstellungsjahres. In den kostenlosen Tagen wird noch nicht abgelegt; das holt TürPilot mit Beginn des bezahlten Vertrags nach.

Die Aufnahmen löscht TürPilot selbsttätig nach Ablauf ihrer Frist – bei einem Löschverlangen zwei Jahre nach dem Einsatz. Am Protokoll bleibt ein Vermerk, dass die Bilder planmässig entfernt wurden, damit niemand sie für verschwunden hält. Wann die Bilder zu einem Einsatz fallen, steht auf seiner Detailseite. Mehr zu den Aufnahmen unter Fotos und Unterschriften.