DSGVO im Schlüsseldienst: Kundendaten, Ausweis, Fotos und Löschfristen

Welche Daten beim Einsatz anfallen – und auf welcher Grundlage

Bei einer Türöffnung kommen typischerweise zusammen: Name, Anschrift, Telefonnummer und, wenn angegeben, E-Mail-Adresse; Ort, Zeit und Beschreibung des Einsatzes; der Zustand der Tür vor und nach der Öffnung samt Fotos; Angaben zum vorgelegten Ausweis; die Unterschrift; Betrag und Zahlungsart. Jede dieser Angaben braucht eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO:

• Vertrag (lit. b): alles, was für Auftrag, Protokoll und Abrechnung nötig ist.
• Rechtliche Pflicht (lit. c): die Aufbewahrung des Belegs nach § 147 AO und § 14b UStG.
• Berechtigtes Interesse (lit. f): die Prüfung, ob die Person die Tür öffnen lassen darf, und Fotos als Beweis über den Zustand der Tür.
• Einwilligung (lit. a): alles darüber hinaus, etwa die Bitte um eine Bewertung per E-Mail oder SMS oder Fotos für die Werbung. Die Einwilligung muss gesondert abgefragt werden, freiwillig sein und darf nicht vorangekreuzt sein.

Informationspflicht vor Ort (Art. 13 DSGVO)

Wer Daten beim Kunden erhebt, muss ihn im Zeitpunkt der Erhebung informieren: wer verantwortlich ist, wofür die Daten verwendet werden, auf welcher Rechtsgrundlage, an wen sie gehen, wie lange sie bleiben und welche Rechte er hat. Beim Schlüsseldienst heisst das: an der Tür, vor Beginn der Arbeit – nicht irgendwann per Post.

Praktisch sind das Datenschutzhinweise für Kunden, die der Monteur auf Papier dabei hat oder per E-Mail übergibt, und ein Satz im Protokoll, mit dem der Kunde den Erhalt bestätigt. Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig – geschuldet ist die Information. Als Empfänger gehören hinein: die Software, mit der du arbeitest, dein Buchhaltungsprogramm, dein Zahlungsanbieter, dein Steuerbüro.

Ausweis prüfen, nicht kopieren

Bevor eine Tür aufgeht, muss klar sein, dass die Person berechtigt ist. Die Prüfung liegt im Interesse beider Seiten: Du willst keine fremde Wohnung öffnen, und dein Kunde will nicht, dass seine Tür für jemand anderen aufgeht. Liegt der Ausweis in der verschlossenen Wohnung, wird die Prüfung unmittelbar nach der Öffnung nachgeholt.

Festhalten solltest du dabei so wenig wie möglich: dass geprüft wurde, dazu höchstens die Art des Dokuments und die letzten Stellen der Nummer. Eine Kopie oder ein Foto des Ausweises gehört nicht ins Protokoll. Nach § 20 Abs. 2 PAuswG darf ein Personalausweis nur mit Zustimmung des Inhabers kopiert werden, die Kopie muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein und darf nicht an Dritte gehen; Daten daraus darfst du nur mit Einwilligung verarbeiten. Und datenschutzrechtlich ist es ein unnötiges Risiko – eine Sammlung von Ausweisbildern ist genau das, was bei einem Datenleck am meisten Schaden anrichtet. Mehr zur Berechtigungsprüfung steht im Ratgeber Türöffnung und Berechtigung.

Fotos und Unterschrift: so viel wie nötig

Fotos vom Türzustand sind ein guter Schutz gegen den späteren Vorwurf, der Kratzer am Beschlag sei beim Öffnen entstanden. Fotografiere dafür Tür, Schloss und Zarge – nicht den Flur dahinter. Die Bilder gehören nicht an die Buchhaltung, und für Werbung darfst du sie nur mit gesonderter Einwilligung verwenden.

Bei der Unterschrift auf dem Tablet oder Handy genügt das Bild der Unterschrift. Werden Druck, Geschwindigkeit und Schreibrhythmus mitgespeichert, können das biometrische Daten sein (Art. 4 Nr. 14 DSGVO), die – zur Identifizierung genutzt – unter die deutlich strengeren Anforderungen des Art. 9 DSGVO fallen. Davon hast du nichts.

Wie lange du speichern darfst

Das Einsatzprotokoll bleibt zehn Jahre, gerechnet ab dem Ende des Leistungsjahres (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO); die Rechnung acht. Die Fotos dienen nur dem Nachweis gegenüber möglichen Ansprüchen und gehören nach der regelmässigen Verjährung gelöscht – drei Jahre ab Jahresende (§§ 195, 199 BGB). Einzelheiten und Beispiele stehen im Ratgeber Aufbewahrungsfristen.

Die Software als Auftragsverarbeiter

Verantwortlich für die Daten deiner Kunden bist du. Eine Software, in der du Einsätze erfasst und speicherst, verarbeitet sie in deinem Auftrag und nach deiner Weisung. Dafür brauchst du mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, in dem unter anderem Weisungsrecht, Unterauftragsverarbeiter und technische und organisatorische Massnahmen geregelt sind. Dasselbe gilt für dein Buchhaltungsprogramm, wenn Kundendaten dorthin gehen.

Auskunft und Löschung, wenn sich ein Kunde meldet

Verlangt ein Kunde Auskunft (Art. 15 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO), musst du innerhalb eines Monats reagieren; nur in begründeten Fällen lässt sich die Frist um zwei Monate verlängern (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Gelöscht wird, was nicht mehr gebraucht wird. Zwei Ausnahmen sind im Schlüsseldienst wichtig: Der Beleg bleibt, solange die steuerliche Aufbewahrungspflicht läuft (Art. 17 Abs. 3 lit. b), und die Fotos dürfen bleiben, solange sie zur Abwehr von Ansprüchen nötig sind (Art. 17 Abs. 3 lit. e) – aber nur befristet.

Was du zurückbehältst, musst du dem Kunden mit Grund mitteilen (Art. 12 Abs. 4 DSGVO). Und wer Daten weitergegeben hat, etwa an die Buchhaltung, muss die Empfänger über die Löschung informieren (Art. 19 DSGVO); bei Programmen, die in deinem Auftrag arbeiten, sorgst du selbst dafür, dass gelöscht wird, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Wie TürPilot dabei hilft

In TürPilot legst du Datenschutzhinweise für deine Kunden aus einer Vorlage an, in die deine Stammdaten eingesetzt sind. Im Protokoll bestätigt der Kunde, sie erhalten zu haben; die gültige Fassung hängt am Beleg und liegt dem Protokoll-PDF bei. Die Einwilligung in eine Bewertungsbitte und, wenn du sie abfragst, in die Werbung mit Fotos stehen als eigene Häkchen darunter, die nicht vorangekreuzt sind.

Eine Ausweiskopie kann TürPilot nicht speichern, und das lässt sich auch nicht einschalten – festgehalten werden der Vermerk der Prüfung, die Art des Dokuments und die letzten drei Zeichen der Nummer. Die Unterschrift wird nur als Bild gespeichert. Fotos gehen nie an die Buchhaltung und werden nach Ablauf ihrer Frist selbsttätig gelöscht.

Mit TürPilot schliesst du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV); die technischen und organisatorischen Massnahmen stehen unter TOM, die Daten liegen auf Servern in Deutschland. Meldet sich ein Kunde, findest du im Bereich Datenschutz seine Vorgänge, erzeugst eine Auskunft und anonymisierst als Inhaber die Angaben, die nicht aufbewahrt werden müssen. Die Meldung danach sagt dir, was zurückbleibt und warum – und ob du bei deiner Buchhaltung noch etwas bereinigen musst. Mehr unter Datenschutz und Sicherheit.