Am Telefon: den Auftrag anlegen
Wer den Anruf annimmt, trägt Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und auf Wunsch die Telefonnummer ein und tippt auf „Auftrag anlegen“. Mehr ist in diesem Moment nicht bekannt, und mehr braucht es nicht. Name, Leistung und Preis kommen vor Ort dazu.
Die Belegnummer wird sofort vergeben, im Format EP-00042. Das ist Absicht: Der Vorgang hat von der ersten Minute an eine Identität, auch wenn die Fahrt am Ende abgebrochen wird. Genau nach diesen Fällen fragt ein Prüfer später.
Nimmt das Büro den Anruf an, ordnet es den Einsatz über „Einsatz zuordnen“ einem Monteur zu. Der Einsatz erscheint dann in dessen Formular unter „Offene Einsätze“, in der Reihenfolge der Anrufe, und das Büro ist frei für den nächsten Anruf. Umteilen geht, solange vor Ort noch nicht unterschrieben ist.
- Belegnummer ab dem Anlegen, auch für abgebrochene Fahrten
- Zuordnung an einen Monteur direkt aus dem Büro
- Knopf „Navigieren“ öffnet die Route zum Einsatzort
- Wer den SMS-Versand einschaltet, kann dem Kunden eine kurze Auftragsbestätigung schicken – nach den kostenlosen Tagen, je SMS über die Monatsrechnung berechnet
Auf dem Handy: eine Adresse, ein Passwort
Jeder Betrieb hat eine eigene Adresse, etwa tuerpilot.de/dein-betrieb. Der Monteur öffnet sie im Browser seines Handys und gibt sein persönliches Vor-Ort-Passwort ein – nicht das Passwort für den Bürozugang. Das Passwort ordnet ihm zugleich jeden Einsatz zu, den er erfasst.
Danach bleibt das Handy 30 Tage angemeldet, und jeder erfasste Einsatz verlängert die Frist. Wird ein Zugang im Büro deaktiviert, ist er sofort zu, auch auf einem Handy, das noch angemeldet war. Hat jemand sein Passwort vergessen, setzt der Inhaber im Büro ein neues.
Vor Ort: drei Schritte bis zur Abnahme
Das Formular führt in der Reihenfolge, in der ein Einsatz tatsächlich abläuft. Unter Schritt 1 und 3 steht eine Liste mit dem, was noch fehlt – nicht bloss ein gesperrter Knopf. Im Treppenhaus muss sofort klar sein, was zu tun ist.
- Schritt 1 – Aufnahme und Auftrag: Leistung wählen, der Festpreis steht bereit, Aufnahmen vor Beginn und Vorschäden festhalten, Erklärungen ankreuzen lassen. Mit der Unterschrift des Kunden wird der Auftrag verbindlich erteilt.
- Schritt 2 – Ermächtigung: nur, wenn sich die Tür nicht zerstörungsfrei öffnen lässt. Sonst geht es mit einem Tipp direkt weiter.
- Schritt 3 – Abschluss und Abnahme: Art der Öffnung, Material und Zusatzleistungen, Name und Rechnungsadresse, auf Wunsch der Identitätsnachweis, Aufnahmen nach Abschluss und die Unterschrift zur Abnahme.
Ob bei einer Notöffnung die Ausnahme für dringende Reparaturen (§ 312g Abs. 2 Nr. 11 BGB) greift, ist umstritten. Deshalb verlangt das Formular die Erklärungen zum Widerrufsrecht bei jedem Privatkunden – unabhängig vom Preis. Das ist der sichere Weg. Warum, steht im Ratgeber Widerrufsbelehrung für Schlüsseldienste.
Wenn das Handy ausgeht: Der Auftrag kommt zurück
Akku leer, Browser geschlossen, Handy neu gestartet: Der offene Auftrag bleibt auf dem Gerät gemerkt, bis er abgeschlossen oder storniert ist. Nach dem Neuladen holt das Formular ihn vom Server zurück und öffnet den Schritt, an dem der Monteur war.
Was schon gespeichert ist, muss nicht wiederholt werden. Aufnahmen vor Beginn und Unterschriften zählen, auch wenn das Gerät sie nicht mehr anzeigt. Das ist wichtiger, als es klingt: Sonst würde die inzwischen geöffnete Tür fotografiert, und die Bilder des verschlossenen Zustands wären ersetzt. Der Einsatzzeitpunkt bleibt ebenfalls der ursprüngliche – ein Einsatz von Samstagnacht bleibt ein Samstagseinsatz, auch wenn er nach Mitternacht wieder aufgenommen wird.
Verloren geht höchstens, was im aktuellen Schritt noch nicht abgeschickt war. Teilen sich zwei Monteure ein Firmenhandy, merkt sich das Formular den offenen Auftrag je Person. Und bleibt beim Anlegen im Funkloch die Antwort aus, erkennt der zweite Versuch den eben angelegten Auftrag, statt eine zweite Belegnummer zu vergeben.
Abgeben und freigeben
Nach der Abnahmeunterschrift zeigt das Formular den Abschluss: Hier wird bei Bedarf die Belegnummer der Kasse eingetragen, danach gibt der Monteur den Einsatz ab. Hat der Kunde eine E-Mail-Adresse angegeben, bekommt er das Protokoll per Mail, und im Büro liegt der Einsatz unter Einsätze › Entwürfe.
Schon bei der Abgabe prüft TürPilot, ob alles da ist, was die Freigabe später verlangt. Fehlt etwas, das nur der Kunde nachholen kann, sagt das Formular es jetzt – und nicht erst Stunden später im Büro, wenn der Kunde längst weg ist.
Im Büro steht jeder Entwurf mit seiner „Prüfung vor der Freigabe“. Die Freigabe macht den Beleg unveränderbar. Er wird im Archiv abgelegt (in den kostenlosen Tagen erst, wenn du danach weitermachst) und an eine verbundene Buchhaltung übertragen – per Klick oder automatisch, wenn du das einstellst. In Ein-Mann-Betrieben lässt sich einstellen, dass Monteure ihre Einsätze selbst freigeben; erfasst, freigegeben und übertragen wird in beiden Fällen namentlich festgehalten.
PDF, Fassungen und Storno
Im Büro lässt sich das Protokoll als PDF abrufen, sobald der Einsatz freigegeben ist; der Kunde bekommt es schon bei der Abgabe per Mail. Es gibt zwei Fassungen: mit Aufnahmen und ohne. Beide enthalten denselben Text und dieselben Unterschriften. Die Fassung ohne Aufnahmen ist der aufbewahrungspflichtige Beleg; TürPilot bewahrt sie als Aufzeichnung nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO zehn Jahre auf. Die Aufnahmen haben eine kürzere Frist. Erzeugt wird das PDF als PDF/A, dem Format für die Langzeitablage.
Gelöscht wird nichts. Ein Auftrag, der nicht zustande kommt – Kunde nicht da, Tür ging von selbst auf –, wird mit Begründung storniert. Vor Ort geht das, solange weder die Abnahme unterschrieben noch bezahlt ist; danach und nach der Freigabe storniert das Büro. Die Belegnummer bleibt, der Vorgang auch, und in der Auswertung erscheint er als storniert.
Jeder Storno nach der Freigabe erzeugt eine neue Fassung. Die Änderungshistorie am Vorgang zeigt sie mit Begründung, Name und Zeitpunkt, und die neue Fassung folgt der alten ins Archiv (nach den kostenlosen Tagen). Einen freigegebenen Beleg nachträglich umzuschreiben, ist nicht vorgesehen: Stimmt etwas nicht, wird storniert und neu erfasst.
Gibt es zu dem Einsatz schon eine Rechnung aus TürPilot, wird zuerst die Rechnung per Gegenbeleg storniert, dann der Einsatz. So widersprechen sich Rechnung und Protokoll nie.
Häufige Fragen
Brauchen meine Monteure eine App?
Nein. Das Formular ist eine Webseite unter der Adresse deines Betriebs. Der Monteur öffnet sie im Browser seines Handys, meldet sich mit seinem Vor-Ort-Passwort an und bleibt 30 Tage angemeldet.
Kann das Büro den Einsatz schon beim Anruf anlegen?
Ja. Das Büro legt den Auftrag mit der Anschrift an und ordnet ihn einem Monteur zu. Der sieht ihn dann in seinem Formular unter „Offene Einsätze“ und übernimmt vor Ort.
Was, wenn der Kunde vor Ort mehr will als am Telefon besprochen?
Der unterschriebene Grundpreis bleibt, wie er ist. Was dazukommt – ein zweites Schloss, ein neuer Zylinder –, erfasst der Monteur in Schritt 3 als Zusatzleistung, und der Kunde quittiert es mit der Abnahme. Wie der Preis entsteht, steht unter Festpreise.
Kann ein Monteur einen falsch angelegten Auftrag löschen?
Löschen nicht, stornieren schon – mit einer Begründung von mindestens zehn Zeichen, solange die Abnahme nicht unterschrieben und nichts bezahlt ist. Danach storniert das Büro. Die Belegnummer bleibt in jedem Fall erhalten.
Was steht im Protokoll?
Einsatzort, Leistung und Preis, der Zustand vor und nach der Öffnung, die Erklärungen des Kunden, die ausgehändigten Rechtstexte in ihrer Fassung und die Unterschriften, jeweils unter dem Abschnitt, zu dem sie gehören. Was ein Protokoll enthalten sollte, erklärt der Ratgeber Einsatzprotokoll: Inhalt.