Vom unterschriebenen Protokoll zur Rechnung
Die Rechnung entsteht aus dem Einsatz, nicht neben ihm. Positionen, Mengen, Preise und Steuersätze kommen aus dem Einsatzprotokoll, das der Monteur vor Ort ausgefüllt hat. Empfänger und Anschrift kommen aus „Auftraggeber und Rechnungsadresse“ – geht die Rechnung an einen anderen als den Auftraggeber, etwa an den Vermieter oder die Hausverwaltung, steht dieser auf der Rechnung.
Geschrieben wird erst nach der Freigabe. Vorher ist der Beleg ein Entwurf, und eine Rechnung über Beträge, die noch niemand geprüft hat, liesse sich nur noch mit einem Gegenbeleg zurücknehmen. Nach der Freigabe genügt ein Klick auf „Rechnung schreiben“ auf der Belegseite. Rechnungen schreibt, storniert und verschickt das Büro; ein Monteur sieht sie nicht.
Die Beträge je Steuersatz rechnet dieselbe Funktion, die auch den Betrag auf dem Protokoll und bei der Kartenzahlung ermittelt. Hat der Kunde vor Ort bezahlt, steht auf der Rechnung, dass der Betrag vor Ort bezahlt wurde – bei einer Zahlung über das Kartenlesegerät mit der Belegnummer der Kasse.
Die eigene Rechnungsstellung schaltet der Betreiber für deinen Betrieb frei; eingeschaltet wird sie danach vom Inhaber unter Schnittstellen. Ohne sie entsteht die Rechnung wie bisher in deiner angebundenen Buchhaltung.
Ein fortlaufender Nummernkreis, einmal eingestellt
Alle Rechnungen und Stornorechnungen zählen in einem gemeinsamen Kreis hoch. Die Vorgabe lautet RE-00001. Du kannst das Kürzel davor, die Zahl der Stellen und die erste Nummer selbst festlegen – wer bisher in einem anderen Programm gezählt hat, macht einfach dort weiter. Eine Vorschau zeigt, wie deine erste Rechnung heissen wird.
Sobald die erste Rechnung geschrieben ist, steht der Kreis fest. Ein nachträglich geänderter Anfang risse eine Lücke, ein geändertes Kürzel machte aus einem Kreis zwei. Beides wäre in einer Prüfung erklärungsbedürftig – TürPilot lässt es deshalb gar nicht erst zu.
Eine Nummer wird erst vergeben, wenn der Inhalt trägt. Fehlt eine Pflichtangabe, wird der Versuch abgewiesen, bevor eine Nummer verbraucht ist – so entsteht aus einem abgewiesenen Versuch keine Lücke. Klicken zwei Leute im Büro gleichzeitig auf „Rechnung schreiben“, entsteht trotzdem nur eine Rechnung.
- Kürzel mit bis zu zehn Zeichen: Buchstaben, Ziffern, Bindestrich, Schrägstrich – nicht EP- oder AP-, die gehören den Einsatzbelegen
- Drei bis acht Stellen, mit Nullen aufgefüllt
- Erste Nummer frei wählbar, solange noch keine Rechnung geschrieben ist
Die Pflichtangaben laufen mit
Bevor eine Rechnung entsteht, prüft TürPilot die Pflichtangaben, die fehlen können – Steuernummer oder USt-IdNr., beide Anschriften, Empfänger und Positionsbezeichnungen –, und sagt bei einer Lücke, wo sie zu schliessen ist – nicht „Steuernummer fehlt“, sondern unter welcher Einstellung du sie einträgst. Auf der Rechnung stehen:
- Name und vollständige Anschrift deines Betriebs und des Rechnungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Betriebs
- Rechnungsdatum und, getrennt davon, das Leistungsdatum
- Menge und konkrete Bezeichnung jeder Position – eine Zeile ohne Bezeichnung lässt TürPilot nicht durch
- Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag je Satz; als Kleinunternehmer der Hinweis nach § 19 UStG statt eines Steuerausweises
- Bei Privatkunden der Hinweis auf ihre zweijährige Aufbewahrungspflicht (§ 14 Abs. 4 Nr. 9, § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG)
- Dein Logo im Kopf, deine Bankverbindung im Fuss
Für den Inhalt der Rechnung bleibst du als leistender Unternehmer verantwortlich. TürPilot stellt die Form bereit und weist auf fehlende Angaben hin – Beträge, Steuersätze und Leistungsbeschreibung prüfst du selbst. Was im Einzelnen auf eine Rechnung gehört, erklärt der Ratgeber Pflichtangaben auf der Rechnung.
E-Rechnung: ZUGFeRD im PDF, XRechnung als Datei
Jede Rechnung lässt sich in drei Fassungen herunterladen: als gewöhnliches PDF, als ZUGFeRD-Rechnung und als XRechnung. Die ZUGFeRD-Fassung ist ein PDF/A-3, das zusätzlich die maschinell lesbare Rechnung im Profil EN 16931 enthält. Wer sie öffnet, sieht die Rechnung wie gewohnt; wessen Buchhaltung sie einliest, spart das Abtippen.
Die XRechnung ist dieselbe Rechnung als reine XML-Datei, ohne Blatt, nach XRechnung 3.0. Beim Herunterladen fragt TürPilot, wohin die XRechnung geht: an eine Leitweg-ID, wenn eine Behörde sie verlangt, sonst an die E-Mail-Adresse des Rechnungseingangs beim Empfänger. Die Angabe wird am Einsatz hinterlegt; nachtragen oder ändern lässt sie sich jederzeit. Die XRechnung braucht mehr Angaben als das PDF: Telefonnummer und E-Mail-Adresse deines Betriebs und bei einer offenen Rechnung deine IBAN. Fehlt davon etwas, sagt dir TürPilot, was fehlt.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zum Ausstellen folgt mit Übergangsfristen bis Ende 2027. Für Rechnungen an Privatkunden und für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € gilt sie nicht. Was das für deinen Betrieb heisst, steht im Ratgeber E-Rechnung.
Storno nur per Gegenbeleg
Eine Rechnung wird nie gelöscht. Wer sie aufheben muss – falsche Anschrift, falscher Betrag –, schreibt eine Stornorechnung. Sie bekommt eine eigene Nummer aus demselben Kreis, nennt die aufgehobene Rechnung mit Nummer und Datum und trägt den Grund des Stornos, mindestens zehn Zeichen lang. Danach lässt sich zum selben Einsatz eine neue Rechnung schreiben.
Der Prüfer sieht so zwei Nummern und die Erklärung dazwischen, statt eine Lücke im Kreis. Umgekehrt gilt: Einen Einsatz mit gültiger Rechnung kannst du erst stornieren, wenn die Rechnung per Gegenbeleg aufgehoben ist – sonst stünden ein stornierter Einsatz und eine wirksame Forderung nebeneinander.
Verschicken, archivieren, übergeben
Ist beim Einsatz eine E-Mail-Adresse hinterlegt, geht die Rechnung mit einem Klick an den Kunden, als ZUGFeRD-PDF im Anhang. Dasselbe gilt für die Stornorechnung. Geht die Rechnung an eine abweichende Rechnungsanschrift, verschickt TürPilot sie nicht an die Adresse des Auftraggebers vor Ort – dort landeten sonst fremde Rechnungsdaten. Du lädst sie dann herunter und schickst sie selbst. Eine schon verschickte Rechnung geht nicht versehentlich ein zweites Mal hinaus.
Jede Rechnung wird im unveränderbaren Archiv abgelegt, mindestens acht Jahre unveränderbar, als ZUGFeRD-Fassung mit demselben Inhalt wie die, die der Kunde bekommen hat. In den kostenlosen Testtagen geschieht das noch nicht; setzt du danach kostenpflichtig fort, holt TürPilot die Ablage nach.
Für den Steuerberater liegt jede Rechnung samt PDF im Export im DATEV-Format. Ist sevDesk verbunden, bleibt es das auch: Es bekommt die fertige Rechnung als Beleg zum Buchen, sobald das Büro auf „An Buchhaltung übertragen“ klickt, und vergibt keine eigene Nummer. So gibt es zu jedem Einsatz genau eine Rechnung mit genau einer Nummer.
Häufige Fragen
Muss ich meine Rechnungen mit TürPilot schreiben?
Nein. Im Regelfall übergibt TürPilot Positionen und Kundendaten an deine Buchhaltung, und die Rechnung entsteht dort. Die eigene Rechnungsstellung ist eine Wahl, die du als Inhaber einschaltest. Welcher Weg für einen Einsatz gilt, wird bei seiner Freigabe festgehalten und danach nicht mehr geändert.
Kann ich meine bisherige Nummerierung fortsetzen?
Ja. Kürzel, Stellenzahl und erste Nummer stellst du unter Schnittstellen ein, bevor die erste Rechnung geschrieben ist. Danach steht der Kreis fest, weil jede spätere Änderung eine Lücke oder einen zweiten Kreis erzeugen würde.
Was tue ich, wenn auf einer Rechnung etwas falsch ist?
Du stornierst sie mit Begründung; TürPilot schreibt einen Gegenbeleg mit eigener Nummer, und danach eine neue Rechnung. Liegt der Fehler schon im freigegebenen Einsatz, etwa eine falsche Anschrift, stornierst du anschliessend auch den Einsatz mit Begründung und erfasst ihn neu – ein freigegebener Beleg lässt sich nicht mehr bearbeiten.
Brauchen meine Privatkunden eine E-Rechnung?
Nein, die Pflicht zur E-Rechnung betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen. Die ZUGFeRD-Fassung, die TürPilot verschickt, öffnet sich trotzdem wie ein gewöhnliches PDF – ein Privatkunde merkt keinen Unterschied, eine Hausverwaltung kann die Daten einlesen.
Steht auf der Rechnung, dass vor Ort bezahlt wurde?
Ja. Ist am Einsatz eine Kartenzahlung oder die Belegnummer deiner Kasse vermerkt, steht auf der Rechnung, dass der Betrag vor Ort bezahlt wurde – mit dieser Nummer und ohne Zahlungsziel. Es ist derselbe Betrag, den der Kunde an der Tür bezahlt hat.
ZUGFeRD, sevDesk und DATEV sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. TürPilot steht in keiner geschäftlichen Verbindung zu den genannten Anbietern.