Schnittstelle zu sevDesk: vom Einsatz direkt in die Buchhaltung

Einmal verbinden, dann läuft es mit

Der Inhaber erzeugt in seinem sevDesk-Konto einen API-Schlüssel – zu finden unter Einstellungen › Benutzer › API-Token – und trägt ihn in TürPilot unter Schnittstellen ein. TürPilot prüft den Schlüssel vor dem Speichern; ein ungültiger wird gar nicht erst gespeichert.

Der Schlüssel gehört deinem Konto bei sevDesk, nicht uns. Gespeichert wird er ausschliesslich verschlüsselt (AES-256-GCM), angezeigt wird er danach nie wieder im Klartext, und in Protokollen taucht er nicht auf. Austauschen kannst du ihn jederzeit, solange dein Vertrag läuft; entfernen auch danach.

Du arbeitest mit einem anderen Buchhaltungsprogramm? Weitere Anbindungen gibt es auf Anfrage – sag uns, womit du arbeitest. Bis dahin bleiben deine Belege vollständig in TürPilot, und dein Steuerberater bekommt sie über den Export im DATEV-Format.

Was übertragen wird – und was nicht

Übertragen wird, was eine Rechnung braucht. TürPilot legt den Kunden in sevDesk als Kontakt an und schreibt die Rechnung aus diesen Angaben:

• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers – E-Mail und Telefon nur, wenn die Rechnung an den Kunden selbst geht
• Leistungsdatum, getrennt vom Erfassungsdatum
• Positionen mit konkreter Leistungsbeschreibung
• Steuersatz je Position, bei Kleinunternehmern der Hinweis nach § 19 UStG
• Im Fusstext der Nachweis: Protokollnummer mit Zeitpunkt der Unterschrift, Einsatzort, Öffnungsart, ob eine Legitimation geprüft wurde, und die Belegnummer der Zahlung

Bewusst nicht übertragen werden Aufnahmen vom Einsatzort, interne Notizen, Unterschriftsbilder und Art oder Nummer eines vorgelegten Ausweises. Zur Legitimation geht nur mit, ob geprüft wurde. Die Buchhaltung braucht den Rest nicht.

Wann übertragen wird

Übertragen wird der freigegebene Einsatz, nie ein Entwurf. Darf der Monteur in deinem Betrieb selbst freigeben, geht der Einsatz mit dem Abschluss vor Ort an sevDesk – noch im Treppenhaus. Sonst gibt das Büro frei und klickt auf „An Buchhaltung übertragen“, oder du setzt unter Schnittstellen den Haken „Direkt bei Freigabe übertragen“. Schreibt TürPilot die Rechnung selbst, überträgt das Büro erst nach dem Schreiben – dazu unten mehr.

Was noch nicht übertragen ist, steht im Cockpit in der Liste „Zum Freigeben und Übertragen“. Scheitert eine Übertragung, etwa weil sevDesk gerade nicht antwortet, bleibt das am Vorgang sichtbar; die Freigabe selbst bleibt davon unberührt.

Entwurf oder festgeschrieben – du entscheidest

Voreingestellt legt TürPilot die Rechnung in sevDesk als Entwurf an. Ein Entwurf lässt sich dort noch ändern und hat noch keine Nummer; wer lieber gegenliest, bevor die Rechnung hinausgeht, bleibt dabei.

Nimmst du den Haken heraus, wird die Rechnung sofort festgeschrieben: Sie bekommt ihre Nummer und fällt unter die Unveränderbarkeit der GoBD. Wer am Einsatz sauber erfasst, spart sich damit den zweiten Handgriff.

Eine festgeschriebene Rechnung lässt sich nicht mehr ändern, sondern nur noch stornieren und neu ausstellen. Das ist keine Eigenheit von TürPilot, sondern der Sinn der Festschreibung – warum, erklärt der Ratgeber GoBD für Schlüsseldienste.

Keine Rechnung doppelt

Jede Übertragung trägt eine eigene Kennung. Drückt jemand den Knopf zweimal, oder treffen der Abschluss vor Ort und die automatische Übertragung aufeinander, legt der zweite Versuch keine zweite Rechnung an – TürPilot meldet, dass die Übertragung schon läuft oder erledigt ist.

Ein übertragener Einsatz lässt sich in TürPilot nicht mehr ändern. Sonst stünden in der Buchhaltung und im Protokoll zwei verschiedene Beträge für dieselbe Leistung. Muss etwas korrigiert werden, stornierst du den Einsatz in TürPilot mit Begründung und erfasst ihn neu. Die Rechnung in sevDesk nimmt TürPilot dabei nicht zurück – sie stornierst du dort mit einer Stornorechnung, und die Meldung nach dem Storno erinnert dich daran.

Wenn TürPilot die Rechnung schreibt

Schaltest du die eigene Rechnungsstellung ein, bleibt sevDesk verbunden – es bekommt aber keine Positionen mehr, aus denen es selbst eine Rechnung schreibt, sondern die fertige Rechnung als Beleg zum Buchen, mit dem PDF daran – sobald das Büro auf „An Buchhaltung übertragen“ klickt. Die Nummer kommt aus TürPilot, sevDesk vergibt keine eigene. Gebucht wird auf die Buchungskonten, die du unter Schnittstellen eingetragen hast – dieselben, die auch der Export im DATEV-Format verwendet.

Wird eine solche Rechnung storniert, geht der Gegenbeleg beim nächsten Klick auf „An Buchhaltung übertragen“ an sevDesk. Sieh beim ersten Beleg dort einmal nach, ob Betrag, Steuersatz und Konto so gebucht sind, wie deine Kanzlei es erwartet.

Umsatz und Ausgaben im Cockpit

Auf Wunsch holt TürPilot die Monatssummen deiner Einnahmen und Ausgaben aus sevDesk und zeigt im Cockpit Umsatz, Ausgaben und Gewinn der letzten zwölf Monate. Automatisch abgerufen wird einmal am Tag; von Hand kannst du jederzeit neu abrufen. Gespeichert werden nur Summen je Monat, keine einzelnen Rechnungen oder Belege.

Rechnungen und Belege, die aus TürPilot stammen, rechnet die Übernahme heraus – sie stehen im Cockpit schon als Umsatz aus deinen Einsätzen, und doppelt gezählt stünde der Monat zu hoch. Schaltest du die Übernahme aus, werden die gespeicherten Summen gelöscht.