Was jetzt anliegt: die offenen Einsätze
Ganz oben steht, was gerade läuft. Die Liste „Offene Einsätze“ zeigt die angelegten Einsätze, die der Monteur noch nicht abgegeben hat – in der Reihenfolge der Anrufe, mit Einsatzort, seit wann er offen ist und wem er zugeteilt ist.
Daneben steht, wie weit der Einsatz ist. Das liest TürPilot aus dem, was vor Ort schon unterschrieben wurde:
- angelegt, noch nicht vor Ort
- Auftrag unterschrieben, in Arbeit
- Ermächtigung erteilt, in Arbeit
- abgenommen, noch nicht übergeben
Wer den Einsatz annimmt, wer ihn zuteilt und wer vor Ort arbeitet, regeln die Rollen für Inhaber, Büro und Monteur – mehr dazu unter Team.
Zum Freigeben und Übertragen
Sobald der Monteur einen Einsatz abgibt, ist das Büro dran. Er wandert in die zweite Liste, die ältesten zuerst, und jede Zeile sagt, was zu tun ist: Freigabe steht aus, Übertragung an die Buchhaltung steht aus, oder – wenn TürPilot deine Rechnungen schreibt – die Rechnung steht aus. Ein Klick führt auf die Belegseite, auf der genau das geht.
Ist keine Buchhaltung angebunden, ist „freigegeben“ der Endzustand, und die Liste leert sich mit der Freigabe. Sie zeigt nur, was wirklich noch jemand anfassen muss. Die Kachel „Wartet auf dich“ fasst beides in zwei Zahlen zusammen: Entwürfe zur Freigabe und freigegebene Einsätze – mit angebundener Buchhaltung die noch nicht übertragenen, mit eigener Rechnungsstellung die, denen die Rechnung noch fehlt.
Umsatz und Kennzahlen, ehrlich verglichen
Oben stehen vier Zahlen: Umsatz im laufenden Monat mit dem Anteil von heute, Umsatz im laufenden Jahr, Zahl der Einsätze im Monat und der Durchschnitt je Einsatz. Stornierte Vorgänge zählen nicht mit.
Verglichen wird mit dem gleichen Abschnitt des Vormonats oder Vorjahres – am 5. des Monats also mit dem 1. bis 5. des Vormonats, nicht mit dem ganzen Monat. Sonst läse sich jeder Monatsanfang wie ein Einbruch. Einen Vergleich zeigt das Cockpit erst, wenn dein Betrieb den ganzen Vergleichszeitraum schon mit TürPilot gearbeitet hat; ein Plus von mehreren hundert Prozent im ersten Jahr wäre kein Wachstum, sondern nur der Beginn der Aufzeichnung.
Darunter liegt die Auswertung der letzten zwölf Monate:
- Umsatz und Einsätze je Monat
- Häufigste Einsatzarten, gezählt nach dem Türzustand im Protokoll
- Wann die Einsätze kommen – nach Wochentag und Tageszeit
- Die häufigsten Einsatzorte
Umsatz, Ausgaben und Gewinn aus sevDesk
Ist sevDesk angebunden, kann der Inhaber unter Schnittstellen einschalten, dass TürPilot die Monatssummen deiner übrigen Einnahmen und deiner Ausgaben dort abholt – Voraussetzung ist der aktuelle Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Das Cockpit zeigt dann statt des reinen Umsatzverlaufs Umsatz, Ausgaben und Gewinn der letzten zwölf Monate, netto gerechnet wie in der Buchhaltung.
Automatisch abgerufen wird einmal am Tag, dazu beim Einschalten und wenn du es von Hand anstösst; gespeichert werden nur Summen je Monat. Rechnungen, die aus TürPilot stammen, rechnet die Übernahme heraus, damit kein Einsatz doppelt zählt. Unter dem Diagramm steht, von wann der Stand ist. Mehr dazu unter Schnittstelle zu sevDesk.
Die Einsatzliste: filtern, suchen, herunterladen
Die Einsatzliste zeigt die jüngsten 100 Einsätze des Betriebs, die neuesten zuerst; ältere findest du über Reiter und Suche. Die Reiter filtern nach Offen, Entwürfe, Freigegeben, Abgeschlossen und Storniert; die Suche findet Einsätze nach Kundenname, Postleitzahl oder Ort. Gelöscht wird dort nichts – stornierte Vorgänge bleiben mit Begründung sichtbar.
Bei jedem freigegebenen Einsatz lädst du das Protokoll herunter, mit oder ohne Aufnahmen, und – wenn TürPilot die Rechnung geschrieben hat – die Rechnung als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung.
Für eigene Auswertungen gibt es unter Prüfungsexport die Protokolle und die einzelnen Positionen eines Zeitraums als CSV-Datei. Sie ist so angelegt, dass Excel Umlaute und Beträge mit Komma richtig liest. Für die Kanzlei gibt es den Export im DATEV-Format.
Wer was sieht
Cockpit und Einsatzliste sehen Inhaber und Büro. Ein Monteur landet nach der Anmeldung im Einsatzformular mit seinen offenen Einsätzen; vergangene Einsätze mit den Daten fremder Kunden und den Umsatz des Betriebs bekommt er nicht zu sehen.
Nur der Inhaber sieht ausserdem, was TürPilot ihn kostet: abgerechnete Einsätze und SMS des laufenden Monats, den Betrag netto, die Monate davor – und ausserhalb der kostenlosen Anfangszeit, was der nächste Einsatz im Monat kostet. Es sind dieselben Zahlen wie auf der Monatsrechnung.
Ist dein Betrieb neu, zeigt das Cockpit oben, was noch fehlt: Preismatrix hinterlegen, Buchhaltung verbinden, ersten Einsatz erfassen. Worauf es bei der Wahl einer Software für den Schlüsseldienst sonst ankommt, sammelt der Ratgeber Software-Auswahl.
Häufige Fragen
Sieht ein Monteur den Umsatz?
Nein. Cockpit, Einsatzliste und Auswertungen sind Inhaber und Büro vorbehalten. Ein Monteur sieht auf seinem Handy die Einsätze, die ihm zugeteilt sind, und erfasst neue.
Welche Einsätze zählen zum Umsatz?
Alle erfassten Einsätze nach ihrem Leistungsdatum, ausser stornierten – auch solche, die noch in Arbeit sind. Gerechnet wird der Betrag, der auch auf dem Beleg steht – bei Nettopreisen also mit Umsatzsteuer.
Brauche ich eine Buchhaltung, damit das Cockpit Zahlen zeigt?
Nein. Umsatz, Einsätze und Auswertungen kommen aus deinen Einsätzen in TürPilot. Nur Ausgaben und Gewinn brauchen die Übernahme aus sevDesk.
Kann ich die Einsätze in Excel auswerten?
Ja. Unter Prüfungsexport lädst du Protokolle und Positionen eines Zeitraums als CSV-Datei herunter, die sich direkt in Excel öffnen lässt. Stornierte Vorgänge sind darin enthalten und als solche erkennbar.
sevDesk, DATEV, Excel und ZUGFeRD sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. TürPilot steht in keiner geschäftlichen Verbindung zu den genannten Anbietern.