Pflichtangaben auf der Rechnung: was ein Schlüsseldienst nach § 14 UStG angeben muss

Warum die Pflichtangaben zählen

Fehlt einer Rechnung eine Pflichtangabe, ist sie nicht ordnungsgemäss. Für deinen Geschäftskunden – Hausverwaltung, Ladenbesitzer, Vermieter – heisst das: Sein Vorsteuerabzug ist gefährdet, und er wird die Rechnung zurückschicken. Berichtigen musst dann du.

Bei Arbeiten im Zusammenhang mit einem Grundstück – Schlosstausch, Reparatur an der Tür – bist du zudem verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung eine Rechnung auszustellen, auch gegenüber Privatkunden (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG). Wer das nicht oder zu spät tut, riskiert ein Bussgeld bis 5.000 Euro (§ 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG). Dein Kunde wiederum riskiert bis 1.000 Euro, wenn er die Rechnung nicht zwei Jahre aufhebt (§ 26a Abs. 2 Nr. 3 UStG) – deshalb der Pflichthinweis auf der Rechnung.

Die Pflichtangaben im Überblick

§ 14 Abs. 4 UStG verlangt auf jeder Rechnung über 250 Euro brutto:

• Vollständiger Name und Anschrift von dir und vom Leistungsempfänger (Nr. 1). Es genügt, wenn sich beide daraus eindeutig feststellen lassen (§ 31 Abs. 2 UStDV).
• Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – eine von beiden (Nr. 2).
• Das Ausstellungsdatum (Nr. 3).
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig vergeben wird (Nr. 4).
• Menge und Art der Leistung, konkret beschrieben (Nr. 5).
• Den Zeitpunkt der Leistung, also das Leistungsdatum (Nr. 6).
• Das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, und jede im Voraus vereinbarte Minderung, etwa ein Skonto (Nr. 7).
• Steuersatz und Steuerbetrag – oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung (Nr. 8).
• Bei steuerpflichtigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatkunden: den Hinweis auf deren Aufbewahrungspflicht (Nr. 9).

Leistungsbeschreibung und Leistungsdatum: die häufigsten Fehler

„Dienstleistung“ oder „Einsatz“ genügt nicht. Die Leistung muss so beschrieben sein, dass sie sich erkennen lässt: „Türöffnung zerstörungsfrei“, „Profilzylinder 30/30 geliefert und eingebaut“. Anfahrt, Nacht-, Wochenend- oder Feiertagszuschlag und Material stehen am besten als eigene Positionen auf der Rechnung – das macht den Preis nachvollziehbar und vermeidet Diskussionen.

Das Leistungsdatum wird oft vergessen oder mit dem Rechnungsdatum gleichgesetzt. Wer nachts um halb drei öffnet und am nächsten Morgen im Büro die Rechnung schreibt, hat zwei verschiedene Daten, und beide gehören auf das Blatt.

Der Aufbewahrungshinweis bei Privatkunden

Bei einer Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück muss ein Privatkunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG), und du musst ihn auf der Rechnung darauf hinweisen (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG). Schlosstausch und Reparatur an der Tür gehören dazu.

Ein Satz genügt, zum Beispiel: „Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.“

Geht die Rechnung nicht an den Auftraggeber, sondern etwa an den Vermieter, weisst du oft nicht, ob er privat oder als Unternehmer handelt. Dann hilft ein bedingter Satz: „Haben Sie diese Leistung nicht als Unternehmer für Ihr Unternehmen bezogen, sind Sie gesetzlich verpflichtet …“

Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnung

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Statt Steuersatz und Steuerbetrag steht ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf der Rechnung (§ 34a UStDV), etwa: „Steuerfreie Kleinunternehmerleistung nach § 19 Abs. 1 UStG.“ Weist du trotzdem Steuer aus, schuldest du sie.

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gibt es die Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV). Sie braucht nur Name und Anschrift von dir, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt mit Steuer in einer Summe und den Steuersatz. Name des Kunden, Rechnungsnummer und Steuernummer dürfen fehlen. In der Praxis lohnt sich das beim Schlüsseldienst selten: Die Anschrift hast du ohnehin, und eine vollständige Rechnung ist nie falsch.

Wenn doch etwas fehlt

Eine ausgestellte Rechnung wird nicht überschrieben und nicht gelöscht. Ist sie falsch, hebst du sie mit einer Stornorechnung auf – mit eigener Nummer und Verweis auf die ursprüngliche – und stellst eine neue aus. So bleibt der Nummernkreis lückenlos, und der Weg bleibt für den Steuerberater und für eine Betriebsprüfung nachvollziehbar. Mehr dazu im Ratgeber zur GoBD.

Wie TürPilot dabei hilft

Wenn du die Rechnungsstellung in TürPilot einschaltest, entsteht die Rechnung aus dem freigegebenen Einsatz: fortlaufend nummeriert, mit Rechnungs- und Leistungsdatum, den Positionen aus dem Protokoll und dem Entgelt je Steuersatz. Bei Privatkunden setzt TürPilot den Aufbewahrungshinweis selbst, ohne nach der Art der Arbeit zu unterscheiden; geht die Rechnung an einen abweichenden Empfänger, steht der bedingte Satz da. Als Kleinunternehmer bekommst du den Hinweis nach § 19 UStG statt der Steuerzeilen.

Bevor eine Nummer vergeben wird, prüft TürPilot, ob etwas fehlt: Steuernummer oder USt-IdNr. deines Betriebs, deine Anschrift, Name und Anschrift des Empfängers, mindestens eine Position und eine Bezeichnung in jeder Zeile. Die Meldung sagt, wo du es nachträgst. Ausgestellte Rechnungen hebst du nur per Stornorechnung auf. Für den Inhalt bleibst du als Aussteller verantwortlich – TürPilot stellt die Form bereit und weist auf Lücken hin.