Was § 146a AO und die Kassensicherungsverordnung verlangen
Wer Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion erfasst – einer elektronischen Registrierkasse, einem Kassensystem, einer Kassen-App –, muss es durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung schützen, die TSE (§ 146a Abs. 1 AO). Die Einzelheiten regelt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Die TSE sorgt dafür, dass jeder Vorgang signiert und lückenlos gespeichert wird und sich nicht unbemerkt ändern lässt.
Wer eine solche Kasse nutzt, hat zwei weitere Pflichten: Er muss für jeden Vorgang einen Beleg ausgeben, auf Papier oder – mit Zustimmung des Kunden – elektronisch (§ 146a Abs. 2 AO). Und er muss die Kasse dem Finanzamt melden, elektronisch und innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Ausserbetriebnahme (§ 146a Abs. 4 AO).
Eine Pflicht, überhaupt eine elektronische Kasse zu führen, gibt es in Deutschland nicht. Die TSE-Pflicht trifft den, der eine verwendet.
Wann ein Schlüsseldienst eine TSE braucht
Die Frage ist also nicht „Brauche ich eine TSE?“, sondern „Womit zeichne ich meine Einnahmen auf?“. Nutzt dein Betrieb für Barzahlungen eine elektronische Kasse, braucht diese eine TSE, die Belegausgabe und die Meldung ans Finanzamt. Führst du Bargeld ohne elektronische Kasse, gelten die allgemeinen Aufzeichnungspflichten – aber keine TSE.
Wie du Bargeld aufzeichnest und ob eine elektronische Kasse für dich sinnvoll ist, hängt von deinem Betrieb ab. Das klärst du am besten mit deinem Steuerberater, bevor der erste Monteur mit einem Wechselgeldbeutel losfährt.
Kartenzahlung: Das Kartenlesegerät erzeugt den Zahlungsbeleg
Bei einer Kartenzahlung wickelt das Kartenlesegerät bzw. die App des Zahlungsanbieters die Zahlung ab und erzeugt den Zahlungsbeleg. Eine TSE braucht ein reines Kartenterminal nicht: Kassenfunktion hat nach Auffassung der Finanzverwaltung ein System, das zumindest teilweise bare Zahlungen erfassen und abwickeln kann (AEAO zu § 146a, Nr. 1.2). Kann die App deines Zahlungsanbieters auch Barzahlungen erfassen, ist sie eine Kasse – mit TSE, Belegausgabe und Meldung.
Was der Monteur bisher von Hand ins Protokoll geschrieben hat, ist die Belegnummer dieser Zahlung – der Verweis darauf, wo der Zahlungsbeleg liegt. Damit lassen sich Leistung und Zahlung später einander zuordnen: Welcher Einsatz wurde womit bezahlt, und wo ist der Beleg? Genau diese Frage stellt der Steuerberater, wenn Kontoauszug und Rechnungen nicht zusammenpassen.
Warum eine Protokollsoftware keine Kasse sein sollte
Ein Einsatzprotokoll dokumentiert die Leistung: welche Tür, welcher Preis, welche Unterschrift. Solange es nur auf eine Zahlung verweist, die woanders stattgefunden hat, bleibt es ein Protokoll. Heikel wird es, wenn die Software selbst Barzahlungen – oder Gutscheine und Guthaben – erfassen und abwickeln kann. Dann ist sie ein Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion, mit allen Pflichten von oben. Vorsichtig sollte man auch mit eigenen Zahlungsbelegen mit eigenem Zähler sein und mit Zahlungseingängen, die die Software aus eigener Hand feststellt.
- Verweis auf einen fremden Beleg: Belegnummer oder Transaktionscode des Zahlungsanbieters oder der Kasse.
- Kein eigener Belegzähler für Zahlungen, keine Barvereinnahmung in der Software.
- Ein Zahlungseingang wird nur übernommen, wenn der Zahlungsanbieter ihn bestätigt hat.
Bargeld bleibt deine Sache
Nimmt dein Monteur Bargeld an, musst du die Einnahmen aufzeichnen; Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 AO). Ob mit Kassenbuch, Kassenbericht oder elektronischer Kasse – das gehört in deine Verfahrensdokumentation: wer das Geld annimmt, wann es gezählt wird, wie es aufs Konto kommt und welche Kasse mit welcher TSE im Einsatz ist, falls es eine gibt. Mehr dazu im Ratgeber zur GoBD.
Wie TürPilot dabei hilft
TürPilot ist keine Kasse und wird auch keine. Ist die Anbindung an dein Kassensystem eingerichtet, öffnet der Monteur aus dem Protokoll die Bezahl-App mit Betrag und Verwendungszweck. Das Kassensystem kassiert und erzeugt den Zahlungsbeleg; zurück an TürPilot kommt nur der Transaktionscode, und als bezahlt gilt der Einsatz erst, wenn das Kassensystem TürPilot die Zahlung bestätigt hat. Kartendaten sieht TürPilot nie.
Ohne Anbindung trägt der Monteur die Belegnummer deiner Kasse oder deines Kartenlesegeräts von Hand am Einsatz ein. In beiden Fällen steht die Nummer am Protokoll, geht mit an die Buchhaltung und steht im Fuss der Rechnung. Ein eigenes Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion nach § 146a AO entsteht dadurch nicht, und ob du Bargeld annimmst, bleibt davon unberührt. In der Verfahrensdokumentation, die TürPilot als Entwurf erzeugt, ist der Bargeldteil deshalb bewusst als Lücke markiert, die du selbst ausfüllst.
Häufige Fragen
Brauche ich als Schlüsseldienst eine TSE?
Nur, wenn du ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion nutzt, also eine elektronische Kasse. Dann braucht sie eine TSE, du musst Belege ausgeben und die Kasse dem Finanzamt melden. Eine Pflicht, eine elektronische Kasse zu führen, gibt es nicht.
Wird TürPilot durch die Kartenzahlung zur Kasse?
Nein. Die Zahlung wickelt das Kartenlesegerät bzw. die App des Zahlungsanbieters ab; dort entsteht auch der Zahlungsbeleg. TürPilot speichert nur dessen Kennung am Einsatz, so wie der Monteur sie früher von Hand notiert hat.
Muss ich dem Kunden bei Kartenzahlung einen Beleg geben?
Den Zahlungsbeleg erzeugt das Kartenlesegerät bzw. die App des Zahlungsanbieters. Unabhängig davon bekommt der Kunde das Einsatzprotokoll und, wenn du sie in TürPilot schreibst, die Rechnung.
Was ist mit Barzahlungen?
Die zeichnest du ausserhalb von TürPilot auf – im Kassenbuch oder in einer eigenen Kasse. Hat die Kasse eine Belegnummer, kann der Monteur sie am Einsatz eintragen, damit Leistung und Zahlung zusammenpassen.
Dieser Ratgeber erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Stand: 25.09.2026.